Új munkatárs onboarding folyamata – avagy miért nem jó rögtön a mélyvízbe dobni

Kevés dolog határozza meg jobban egy cég kultúráját és jövőbeli sikerét, mint az, hogy hogyan fogadja az új munkatársait. Legyen szó egy több száz, akár több ezer fős multinacionális vállalatról vagy egy tízfős kisvállalkozásról – a belépés, az onboarding nem adminisztratív rutinfeladat, hanem az első és legfontosabb befektetés az emberi oldalba.

Saját tapasztalataim szerint, nagyvállalati környezetben az onboarding folyamata általában jól felépített, átgondolt rendszerben zajlik – van beillesztési terv, megvan a különböző részlegek bemutatása, sokszor elérhető olyan e-learning anyag amit az érkező kolléga könnyen magáévá tud tenni, kéznél van az új kollégát terelő mentor egy HR-es személyében, tehát ránézésre jól néz ki a „welcome package”. Mégis, a legjobban működő programok azok, ahol mindehhez társul egy valódi emberi kapcsolódás is: amikor nemcsak a szabályokat és rendszereket ismeri meg az új kolléga, hanem azt is, kikhez fordulhat, hogyan működik a csapat a mindennapokban.

A másik véglet a mikro- vagy kisvállalkozás, ahol mindenki mindent csinál, és az onboarding sokszor annyiból áll, hogy „figyelj, itt a kulcs, ott a szerszám, majd belerázódsz”. Van olyan esetről beszámoló ügyfelem is, aki az első munkanapján azt tapasztalta, hogy a tulajdonos, aki felvette a céghez, két óra késéssel és erősen másnaposan érkezett az új kolléga első munkanapján. Természetesen kisvállalkozások onboarding folyamata is működhet jól.

Fontos tudni, hogy az első napok élménye döntő jelentőségű. Egy új munkatárs ilyenkor még nyitott, lelkes és figyel – de ha nem kap kapaszkodókat, könnyen elveszíti a motivációját. Az egyik ügyfelemnek egyszer úgy fogalmaztam:

„Ha te felveszel egy új munkavállalót, és nem foglalkozol vele, mert úgy gondolod, hogy neki kell bebizonyítania, hogy ide való, az pont olyan, mintha az úszómester elsétálna a tanfolyamra érkező tanítvánnyal a tanmedence mellett, továbbmenne a kismedence mellett, sőt a nagymedence mellett is és egyből belökné a toronyugrók 10 méter mély medencéjébe.”

Egy új belépőnek nem a mélyvíz kell, hanem biztonságos tanmedence: világos elvárások, figyelmes betanítás, és valaki, akihez fordulhat kérdésekkel. A jó onboarding nem „extra figyelem”, hanem üzleti szükségszerűség. És persze, előfordul, hogy a gyakorlatban a céges mindennapi valóság felülírja ezeket a terveket, de nem kell „tökéletes” onboardingra törekedni – bármilyen figyelmesség, jelzés az újonc kolléga felé nagy megerősítést tud neki adni.

Aki az első hetekben támogatást kap, az hamarabb válik önállóvá, lojálisabb lesz, és hosszabb távon sokkal nagyobb értéket teremt.

Néhány tanács a sikeres onboarding megvalósításához:

1. Szánd rá a megfelelő időt az első napokban. Ne tervezz be fontos meetingeket, amikor új ember érkezik. Legyél elérhető és jelen – az első nap élménye hosszú távon meghatározó.

2. Ne csak elmondd, hanem mutasd is meg. Vidd körbe, mutasd be a kollégákat, rendszereket, folyamatokat. Akár a kimondatlan szabályokat is.

3. Légy elérhető, és légy valóban jelen a beszélgetésekben. Nézz a szemébe, tedd félre a telefont. Egy 15 perces figyelmes jelenlét többet ér, mint egy órányi félfigyelem.

4. Adj neki korai sikerélményt. Egy jól körülhatárolt, sikerrel teljesíthető első feladat, vagy egy olyan kérdés a részedről, amire ő újoncként helyes választ tud adni, csodát tesz az önbizalmával.

5. Kérdezd meg őt is rendszeresen. Ne csak te adj visszajelzést – hallgasd meg őt is. Ezzel azt üzened: „Fontos vagy.”

Pro tipp: ha lehetséges, vondd be a cég tulajdonosát, első számú vezetőjét, vagy ha ők nem elérhetőek, akkor egy felsővezetőt akár csak pár percre is az új kolléga első napján. Egy rövid, személyes köszöntés is óriási motivációt és megerősítést adhat – ettől érzi majd igazán, hogy jó helyre érkezett.

Akár nagyvállalatnál dolgozunk, akár kisvállalkozó az ember, érdemes újragondolni: mit üzen az onboarding folyamat arról, milyen nálunk dolgozni? A válasz ugyanis sokszor nem a szavakban, hanem a tettekben, az első napok élményeiben rejlik.

Ha szeretnél a témával kapcsolatban további részletekről beszélni, vagy fejlesztenéd magadat, akkor keress engem, vagy kollégáimat a www.netcoach.hu oldalon.